Skip to Content

Розпорядження голови РДА №792 від 10.08.2011р.

 

ФАСТІВСЬКА РАЙОННА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

10.08.2011                                                                                 № 792

Про затвердження переліку відомостей, що становлять службову інформацію
в Фастівській районній державній адміністрації, та інструкції з питань обліку,
зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв,
які містять відомості, що становлять службову інформацію
в Фастівській районній державній адміністрації

Відповідно до Законів України «Про місцеві державні адміністрації», «Про доступ до публічної інформації», Указу Президента України від 05.05.2011 №547 «Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації», на виконання розпорядження голови Київської обласної державної адміністрації від 14.07.2011 №731 «Про затвердження переліку відомостей, що становлять службову інформацію в Київській обласній державній адміністрації, та інструкції з питань обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію в Київській обласній державній адміністрації та розпорядження голови райдержадміністрації від 31.05.2011 №538 «Про організацію в Фастівській райдержадміністрації роботи щодо доступу до публічної інформації»:

1. Затвердити:

1.1. Перелік відомостей, що становлять службову інформацію в Фастівській райдержадміністрації згідно з додатком 1;

1.2. Інструкцію з питань обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію в Фастівській райдержадміністрації згідно з додатком 2.

1.3. Склад експертної комісії з визначення відомостей, що становлять службову інформацію в Фастівській райдержадміністрації згідно з додатком 3.

2. Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на першого заступника, заступників голови Фастівської райдержадміністрації, керівника апарату згідно з розподілом обов’язків.

 

Голова адміністрації                                                                                А.А. Бусєнков

 


 

Додаток 1
ЗАТВЕРДЖУЮ
Розпорядження голови
Фастівської райдержадміністрації
від 10.08.2011 року
№ 792

 

П Е Р Е Л І К
відомостей, що становлять службову інформацію в
Фастівській райдержадміністрації

I. Інформація з питань взаємодії з правоохоронними органами, Службою безпеки України.

1. Листування із органами Служби Безпеки України.

2. Розслідування конкретних злочинів, знешкодження організованих угрупувань.

3. Кадрової роботи правоохоронних органів, їх штатної чисельності, надзвичайних подій, пов’язаних з особовим складом.

II. Інформація з питань забезпечення охорони державної таємниці.

1. Відомості за окремими показниками про планування, організацію запровадження заходів, фактичний стан, наявність недоліків в організації охорони державної таємниці конкретного суб'єкта режимно-секретної діяльності.

2. Зведені відомості щодо обліку секретних документів у журналах обліку та в номенклатурах секретних справ.

3. Зведені відомості щодо перевірок наявності секретних документів, перегляду грифів секретності та знищення секретних документів.

4. Відомості про перелік посад, які дають право посадовим особам, що їх займають, надавати матеріальним носіям інформації грифи секретності та доступ працівників до секретних мобілізаційних документів.

5. Відомості про надання та скасування допуску до державної таємниці, номенклатури посад працівників, зайняття яких потребує оформлення допуску до державної таємниці.

6. Відомості щодо облікової картки про надання допуску громадянину до державної таємниці та мотивованого запиту до органу СБУ про його надання.

7. Відомості про заходи щодо захисту інформації з обмеженим доступом під час прийому іноземних делегацій, груп та окремих іноземців.

8. Відомості про тактико-технічні дані інженерно-технічних засобів охорони, систем сигналізації, зміст заходів пропускного та внутрішньо­об’єктового режиму.

9. Відомості про забезпечення режиму секретності в разі введення правового режиму воєнного або надзвичайного стану.

10. Відомості про порядок охорони державної таємниці під час прийому іноземних делегацій, груп, окремих іноземців.

11. Відомості про зовнішньоекономічну діяльність суб’єктів господарювання, спеціальних економічних зон на території району, що стосуються економічної безпеки регіону, держави.

III. Інформація з питань надзвичайних ситуацій та цивільного захисту населення.

1. Інформація щодо стану системи оповіщення цивільного захисту району.

2. Інформація про стан використання резервного фонду бюджету району на попередження та ліквідацію надзвичайних ситуацій регіонального рівня.

3. Загальні відомості щодо віднесення об’єктів національної економіки до відповідних категорій цивільного захисту.

4. Інформація щодо залучення територіальної підсистеми цивільного захисту в антитерористичних операціях та територіальній обороні.

5. Інформація щодо формування та використання районного страхового фонду документації.

IV. Інформація з питань оборонної та мобілізаційної роботи.

1. Відомості про військовий облік громадян.

2. Відомості про бронювання військовозобов’язаних на період мобілізації та воєнного часу.

3. Відомості про заходи мобілізаційної підготовки, мобілізаційного плану районної державної адміністрації, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій усіх форм власності, що не містять інформації, віднесеної до зведених відомостей державної таємниці (далі – ЗВДТ) (440-05) щодо:

3.1. створення, розвитку, утримання, передачі, ліквідації, реалізації та фінансування мобілізаційних потужностей підприємств, установ і організацій району;

3.2. виробництва та поставки технічних засобів та майна речової служби в особливий період;

3.3. виробництва, закупівлі та поставки продовольства сільсько-господарської продукції в особливий період;

3.4. виробництва та поставки лікарських засобів та медичного майна в особливий період;

3.5. виробництва та поставки паливно-мастильних матеріалів в особливий період;

3.6. мобілізаційних завдань із замовлення на виробництво продукції, виконання робіт, надання послуг в особливий період;

3.7. кількості автотранспортної, дорожньо-будівельної, підіймально-транспортної техніки, залізничного рухомого складу, які підлягають передачі до складу Збройних Сил України;

3.8. забезпечення виконавців мобілізаційних завдань матеріально-технічними, сировинними та енергетичними ресурсами в особливий період;

3.9. показників із праці та кадрів, джерел забезпечення кадрами потреб економіки району на особливий період;

3.10. підготовки фахівців у закладах освіти району на особливий період;

3.11. надання медичних, транспортних, поштових, телекомуніка-ційних, житлово-комунальних, побутових, ремонтних та інших послуг в області в особливий період;

3.12. виробництва найважливішої цивільної промислової продукції району в особливий період;

3.13. номенклатури, обсягів (норм), місць зберігання матеріальних цінностей мобілізаційного резерву, на підприємствах, в установах, організаціях району, які не задіяні у виробництві озброєння, боєприпасів, військової техніки, спеціальних комплектувальних виробів до них;

3.14. капітального будівництва в особливий період;

3.15. створення страхового фонду документації для забезпечення виробництва продукції, виконання робіт, надання послуг в районі в особливий період;

3.16. потреби сільського господарства району в хімічних, мікробіологічних засобах захисту рослин, мінеральних добривах в особливий період.

4. Відомості про методичні матеріали з питань мобілізаційної підготовки економіки району.

5. Відомості про виконання законів, інших нормативно-правових актів із питань мобілізаційної підготовки економіки району.

6. Відомості про заходи, передбачені для забезпечення сталого функціонування райдержадміністрацій, органів місцевого самоврядування, а також підприємств, установ і організацій району, які не задіяні в особливий період у виробництві озброєння, боєприпасів, військової техніки, спеціальних комплектувальних виробів до них.

7. Відомості про стан мобілізаційної готовності підприємств, установ і організацій, які не задіяні в особливий період у виробництві озброєння, боєприпасів, військової техніки, спеціальних комплектувальних виробів до них.

8. Відомості про організацію та порядок роботи курсів підвищення кваліфікації фахівців райдержадміністрації з питань мобілізаційної підготовки.

9. Відомості про виділення будівель, споруд, земельних ділянок, транспортних та інших матеріально-технічних засобів району Збройним Силам України, іншим військовим формуванням в особливий період.

10. Відомості про функціонування єдиної транспортної системи України в особливий період у частині, що стосується райдержадміністрації, органів місцевого самоврядування, окремих підприємств району.

11. Відомості про заходи мобілізаційної підготовки та мобілізаційного плану райдержадміністрації, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій району.

12. Відомості (за окремими показниками) про заходи мобілізаційної підготовки та мобілізаційного плану райдержадміністрації, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій району щодо життєзабезпечення населення в особливий період.

13. Відомості (за окремими показниками) про організацію оповіщення, управління і зв’язку, порядок переведення райдержадміністрації, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій району на режим роботи в умовах особливого періоду.

Відомості про довгострокові та річні програми мобілізаційної підготовки райдержадміністрації, органів місцевого самоврядування, окремого підприємства, установи, організації району.

14. Відомості (за окремими показниками) про потребу в асигнуваннях та фактичні фінансові витрати на мобілізаційну підготовку райдержадміністрації, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій району.

15. Відомості про організаційні заходи з територіальної оборони у зоні, районі територіальної оборони, що не містять інформації, віднесеної до ЗВДТ.

V. Інформація з питань будівництва, містобудування та житлово-комунального господарства.

1. Відомості, що розкривають схеми та джерела водозабезпечення, заходи їх охорони у містах з населенням понад 100 тис. осіб, крім відомостей, що становлять державну таємницю.

2. Відомості, що розкривають координати місць приєднань до комунальних водоводів об’єктів промисловості.

3. Плани міст та інших населених пунктів, виконаних на топографічних та картографічних матеріалах у масштабі 1:50000 і більше у будь-якій системі координат, крім державної.

4. Відомості про координати астрономічних, гравіметричних, геодезичних пунктів на території України, які визначені з точністю до 20 м і точніше в умовній та місцевій системі координат.

VI. Інформація з питань кадрової роботи.

1. Особові справи державних службовців.

2. Декларації про доходи державних службовців, окрім тих, які займають виборну посаду в органах влади та обіймають посаду державного службовця, службовця органу місцевого самоврядування першої або другої категорії.

3. Штатно-списковий склад працівників структурних підрозділів облдержадміністрації.

4. Документи про облік трудових книжок та журнал їх видачі.

5. Документи про оприбуткування і видачу орденів, медалей і бланків та документи до них.

6. Документи (звіти, акти, відомості) про облік трудових книжок та журнал їх видачі.

7. Журнал обліку видачі посвідчень працівникам.

VII. Інформація з питань бухгалтерського облік.

1. Фінансові документи бухгалтерії.

2. Документи щодо:

2.1. штатно-кошторисної дисципліни та інвентаризації;

2.2. ревізій та перевірок фінансової діяльності.

VIII. Інше.

1. Інформація, що міститься в документах райдержадміністрації, які становлять внутрівідомчу службову кореспонденцію, доповідні записки, рекомендації, якщо вони пов’язані з розробкою напряму діяльності райдержадміністрації або здійсненням контрольних, наглядових функцій, процесом прийняття рішень і передують публічному обговоренню та/або прийняттю рішень.

2. Інформація, одержана конфіденційно, доступ до якої обмежено фізичною або юридичною особою.

 

Керівник апарату адміністрації                                                                      Д.В. Мовчан

 


 

Додаток 2
ЗАТВЕРДЖУЮ
Розпорядження голови
Фастівської райдержадміністрації
від 10.08.2011 року
№ 792

 
І Н С Т Р У К Ц І Я
з питань обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв,
які містять відомості, що становлять службову інформацію
в Фастівській районній державній адміністрації

І. Загальні положення.

1. Інструкція з питань обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію (далі - Інструкція) визначає порядок обліку, зберігання, використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію (далі - документи) в апараті, головних управліннях, управліннях, відділах інших структурних підрозділах Фастівської районної державної адміністрації (далі - структурні підрозділи райдерж­адміністрації).

2. До службової може належати інформація, що міститься в документах, які становлять внутрішньовідомчу службову кореспонденцію, доповідні записки, рекомендації, якщо вони пов’язані з розробкою напряму діяльності райдержадміністрації або здійсненням контрольних, наглядових функцій райдержадміністрацією, процесом прийняття рішень і передують публічному обговоренню або прийняттю рішень.

3. Обмеження доступу до інформації здійснюється відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації» при дотриманні сукупності таких вимог:

3.1. виключно в інтересах національної безпеки, територіальної цілісності або громадського порядку з метою запобігання заворушенням чи злочинам, для охорони здоров'я населення, для захисту репутації або прав інших людей, для запобігання розголошенню інформації, одержаної конфіденційно, або для підтримання авторитету і неупередженості правосуддя;

3.2. розголошення інформації може завдати істотної шкоди цим інтересам;

3.3. шкода від оприлюднення такої інформації переважає суспільний інтерес в її отриманні.

4. Документам, які місять відомості, що становлять службову інформацію, присвоюється гриф «Для службового користування».

5. Проставлення грифу «Для службового користування» здійснюється відповідно до Переліку відомостей, що становлять службову інформацію, виконавцем документа.

6. Перелік відомостей, що становлять службову інформацію, розробляється експертною комісією за пропозиціями структурних підрозділів райдержадміністрації.

7. Експертна комісія утворюється розпорядженням голови.

До складу експертної комісії включаються головний спеціаліст режимно-секретного органу апарату райдержадміністрації, відповідальна особа по доступу до публічної інформації облдержадміністрації та працівники інших структурних підрозділів райдержадміністрації з числа найбільш кваліфікованих фахівців. У разі потреби для участі в роботі експертної комісії можуть залучатися фахівці головних управлінь, управлінь, відділів, інших структурних підрозділів райдерж­адміністрації, підприємств, установ та організацій (за погодженням з їх керівниками) з метою розгляду питань, що належать до їх компетенції.

8. Рішення експертної комісії оформляється протоколом.

9. На підставі рішення експертної комісії відповідні відомості включаються до переліку відомостей, що становлять службову інформацію, який затверджується розпорядженням голови райдержадміністрації.

10. Наказом керівника апарату райдержадміністрації визначається працівник з числа працівників загального відділу апарату райдержадміністрації (далі - уповноважений працівник), відповідальний за роботу з документами, які містять відомості, що становлять службову інформацію.

Уповноваженому працівнику та іншим працівникам, які готують, підписують, обліковують чи здійснюють інші операції з документами, що містять службову інформацію, забороняється повідомляти будь-кому усно або письмово відомості, що містяться у цих документах, якщо на це не має письмової резолюції голови райдержадміністрації або його заступників.

11. У разі невідповідності інформації, яка міститься у документі, переліку відомостей, що становлять службову інформацію, рішенням експертної комісії з документа знімається гриф «Для службового користування».

Рішення експертної комісії затверджується розпорядженням голови райдержадміністрації.

ІІ. Приймання і реєстрація (облік) документів.

1. Приймання і реєстрація (облік) документів з грифом «Для службового користування» здійснюється у загальному порядку, передбаченому Інструкцією з діловодства в апараті, головних управліннях, управліннях та інших структурних підрозділах Фастівської районної державної адміністрації, затвердженою розпорядженням голови райдержадміністрації.

2. На документи з грифом «Для службового користування» поширюється вимога одноразовості реєстрації.

3. Кореспонденція з грифом «Для службового користування», що надходить до апарату райдержадміністрації, приймається і розкривається уповноваженим працівником у загальному відділі апарату райдерж­адміністрації.

При цьому перевіряються номери, кількість сторінок та примірників документів, а також наявність додатків, зазначених у супровідному листі.

4. У разі відсутності у конвертах (пакетах) документів або додатків до них складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику.

5. Документи з грифом «Для службового користування», які надійшли помилково, повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

6. У разі надходження документів з грифом «Для службового користування» у неробочий час, вони приймаються відповідальними черговими, а в апараті райдержадміністрації – відповідальними черговими приймальної.

7. Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні документи з грифом «Для службового користування». Вони обліковуються за кількістю сторінок, а видання (книги, журнали, брошури) - за кількістю примірників.

8. Реєстрація документів, в тому числі видань з грифом «Для службового користування» ведеться разом з іншою несекретною документацією. При цьому у журналі до реєстраційного номера документа або видання додається позначка «ДСК».

9. Проходження документів з грифом «Для службового користування» повинно своєчасно відображатися у журналах реєстрації.

10. На кожному зареєстрованому документі, а також супровідному листі до видання з грифом «Для службового користування» проставляється штамп, у якому зазначаються найменування підприємства, установи, організації (далі – організація), реєстраційний номер документа та дата його надходження.

ІІІ. Розмноження і розсилання документів.

1. Відповідальність за випуск документів з грифом «Для службового користування», що тиражуються, несуть керівники структурних підрозділів райдержадміністрації, у яких вони тиражуються. Документи з грифом «Для службового користування», одержані від сторонніх організацій, можуть бути розмножені тільки за їх згодою.

2. Друкування документів з грифом «Для службового користування» здійснюється у друкарському бюро або уповноваженим працівником. При цьому до реєстраційного номера документа додається позначка «ДСК».

3. Надруковані і підписані документи з грифом «Для службового користування», разом з їх чернетками та варіантами, передаються для реєстрації уповноваженому працівнику.

Чернетки і варіанти знищуються виконавцем та уповноваженим працівником, про що на копії вихідного документа робиться запис: «Чернетки і варіанти знищені. Дата. Підписи».

4. Розмноження документів з грифом «Для службового користування» у друкарні або на розмножувальних апаратах здійснюється уповноваженим працівником. Облік розмножених документів здійснюється за кількістю їх примірників.

5. Під час розмноження документів з грифом «Для службового користування» з використанням засобів копіювально-розмножувальної техніки заходи технічного захисту інформації здійснюються відповідно до законодавства.

6. Розсилання тиражу документів з грифом «Для службового користування» здійснюється на підставі розрахунків розсилання документів райдержадміністрації, підписаних виконавцем документа, із зазначенням облікових номерів примірників, що розсилаються.

7. Пересилання документів з грифом «Для службового користування» до інших організацій у межах України здійснюється рекомендованими, цінними поштовими відправленнями або кур’єрською поштою.

Пересилання документів з грифом «Для службового користування» за межі України допускається лише за письмовою резолюцією голови райдержадміністрації.

8. Документи, справи і видання з грифом «Для службового користування», що розсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані таким чином, щоб виключалася можливість доступу до них.

9. На упаковці або конверті зазначаються адреси і найменування одержувача та відправника, номери вкладених документів з проставленням позначки «ДСК».

На конвертах (упаковках) документів з грифом «Для службового користування» не зазначаються прізвища і посади керівників структурних підрозділів райдержадміністрації і виконавців документів, а також найменування структурних підрозділів.

10. Ознайомлення представників засобів масової інформації з документами з грифом «Для службового користування» та передавання їм таких матеріалів допускається за письмовими дозволом голови райдержадміністрації. Такі документи попередньо розглядаються експертними комісіями, які приймають письмові рішення про доцільність їх передавання або можливість зняття грифа «Для службового користування», якщо на момент ознайомлення або передавання відомості, що містяться у документах, втратили первісне значення.

11. Якщо в документах з грифом «Для службового користування» містяться відомості, що належать до компетенції інших організацій, передавання їх у засоби масової інформації може бути здійснене лише за письмовою згодою цих організацій. Забороняється надсилати за кордон видання з грифом «Для службового користування» у порядку книгообміну або експонування на виставках, презентаціях тощо.

ІV. Формування виконаних документів у справи.

1. Документи з грифом «Для службового користування» після їх виконання формуються у справи. Порядок формування цих справ передбачається номенклатурами справ для несекретного діловодства.

2. Документи з грифом «Для службового користування» залежно від службової потреби дозволяється формувати у справи окремо або разом з іншими несекретними документами з одного й того ж питання.

3. Після закінчення діловодного року справа «Документи з грифом «Для службового користування»» переглядається посторінково членами експертної комісії організації та у разі потреби приймається рішення про переформування документів. Документи постійного зберігання, що містяться у цій справі, формуються в окрему справу, якій надається окремий заголовок і яка додатково включається до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишаються у цій справі згідно із затвердженою номенклатурою справ.

Якщо у справі «Документи з грифом «Для службового користування»» містяться тільки документи тимчасового зберігання, вона може не переформовуватися. Термін зберігання такої справи встановлюється відповідно до найбільшого терміну зберігання документів, що містяться в цій справі.

Якщо члени експертної комісії за результатами перегляду наявних у справі документів дійдуть висновку, що вони за сукупністю містять відомості, які становлять державну таємницю, про це складається відповідний акт. Цій справі надається гриф обмеження доступу згідно із законодавством про державну таємницю.

4. Справи з документами з грифом «Для службового користування» повинні мати внутрішні описи.

V. Використання документів із грифом «Для службового користування». Зняття грифа.

1. До роботи з документами, які місять гриф «Для службового користування» допускаються працівники, які відповідно до службових повноважень мають безпосереднє відношення до вирішення питань, про які йдеться у цих документах.

2. Забороняється користуватися відомостями з документів з грифом «Для службового користування» для відкритих виступів або опублікування у засобах масової інформації, експонувати такі документи на відкритих виставках, демонструвати їх на стендах, у вітринах або інших громадських місцях.

3. Представники інших організацій допускаються до ознайомлення і роботи з документами з грифом «Для службового користування» з дозволу голови райдержадміністрації, за наявності письмового запиту організацій, в яких вони працюють, із зазначенням характеру завдання, що виконується.

Виписки з документів і видань з грифом «Для службового користування» робляться працівниками, які відповідно до службових повноважень мають безпосереднє відношення до вирішення питань, про які йдеться у цих документах, у зошитах, що мають аналогічний гриф. Такі зошити після заповнення усіх сторінок здаються в режимно-секретний орган.

4. Зняття копій, а також здійснення виписок з документів з грифом «Для службового користування» здійснюється працівниками, які відповідно до службових повноважень мають безпосереднє відношення до вирішення питань про які йдеться в документах, проводиться з дозволу керівника чи заступника керівника структурного підрозділу райдержадміністрації.

5. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання з грифом «Для службового користування» періодично переглядаються з метою можливого зняття цього грифа. Перегляд здійснюється під час передачі справ із структурних підрозділів райдержадміністрації до її архівного підрозділу, у процесі зберігання справ в архівному підрозділі (як правило не менше як один раз на 5 - 10 років), а також під час підготовки справ постійного зберігання для передачі до державної архівної установи.

Рішення про зняття з документів грифа «Для службового користування» приймається експертною комісією.

6. Рішення комісії оформляється актом, що складається за довільною формою та затверджується керівником або заступником керівника апарату чи структурного підрозділу райдержадміністрації. В акті перелічуються заголовки та номери за описом справ, з яких знімається гриф «Для службового користування».

Один примірник акта разом із справами передається до архівного підрозділу райдержадміністрації, а справи постійного зберігання - до відповідної державної архівної установи. Про зняття грифа обмеження доступу до документа повідомляються всі організації, яким надсилався цей документ.

7. На обкладинках справ гриф «Для службового користування» погашається штампом або записом від руки із зазначенням дати і номера акта, що став підставою для зняття грифа.

Відповідні відмітки вносяться до опису і номенклатури справ.

VI. Відбір документів для зберігання і знищення.

1. Проведення експертизи наукової, історико-культурної цінності документів і справ з грифом «Для службового користування», розгляд і затвердження її результатів здійснюється відповідно до Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 червня 2007 року №1004 «Про проведення експертизи цінності документів».

2. Справи із апарату та структурних підрозділів райдержадміністрації до її архівного підрозділу передаються в упорядкованому стані.

3. Підготовка справ для архівного зберігання (оформлення, опис справ на обкладинках і складання описів справ) здійснюється згідно з правилами, встановленими Державною архівною службою України (далі – Держкомархів).

4. Справи з грифом «Для службового користування» постійного зберігання передаються до державних архівних установ у встановленому Держкомархівом порядку з обов'язковою посторінковою перевіркою документів, включених до них.

5. Відібрані для знищення документи, справи і видання з грифом «Для службового користування» перед здачею на переробку, як макулатура, повинні в обов’язковому порядку подрібнюватися до стану, що виключає можливість їх прочитання.

6. Після знищення документів з грифом «Для службового користування» в облікових документах (картках, журналах, номенклатурах справ, описах справ тимчасового зберігання) робиться відмітка «Знищено. Акт № ____ від______ (дата)».

VII. Забезпечення схоронності документів. Перевірка їх наявності.

1. Документи з грифом «Для службового користування» повинні зберігатися у службових приміщеннях і бібліотеках у шафах (сховищах), які надійно замикаються та опечатуються. Забороняється зберігати такі документи у непристосованих приміщеннях.

2. Справи з грифом «Для службового користування», видані для роботи, підлягають поверненню у загальний відділ апарату райдержадміністрації того ж дня.

3. Окремі справи з грифом «Для службового користування» з дозволу керівника структурного підрозділу райдержадміністрації можуть перебувати у виконавця протягом терміну, необхідного для виконання завдання, за умови повного забезпечення їх схоронності і додержання правил зберігання.

4. Передача документів з грифом «Для службового користування» від їх виконавців іншим працівникам здійснюється тільки через відмітку у журналі передачі таких документів, який ведеться загальним відділом апарату райдержадміністрації або уповноваженими працівниками структурних підрозділів райдержадміністрації.

5. Забороняється виносити документи з грифом «Для службового користування» за межі службових приміщень райдержадміністрації.

У разі потреби, керівник структурного підрозділу може дозволити виконавцю винести за межі службового приміщення райдержадміністрації документи з грифом «Для службового користування» для їх погодження, підписання в організаціях, що знаходяться у межах одного населеного пункту.

6. У разі зміни уповноваженого працівника, який є відповідальний за облік і зберігання документів (справ) з грифом «Для службового користування», складається у довільній формі акт прийому-передачі цих документів (справ) іншому уповноваженому працівнику.

7. Перевірка наявності документів з грифом «Для службового користування» здійснюється щорічно експертною комісією. Комісія утворюється розпорядженням голови райдержадміністрації. До складу цієї комісії включаються працівники структурних підрозділів райдержадміністрації.

Результати перевірки наявності документів оформляються актом, відповідно до Інструкції з діловодства.

8. Про факти втрати документів з грифом «Для службового користування» або розголошення відомостей, що містяться в них, терміново доводиться до відома керівника або заступника керівника апарату райдержадміністрації та керівника режимно-секретного підрозділу із зазначенням обставин втрати документів чи розголошення відомостей та про вжиті заходи.

9. Для розслідування факту втрати документів з грифом «Для службового користування» або встановлення факту розголошення відомостей, що містяться в них, наказом керівника апарату облдержадміністрації призначається комісія.

Відповідні записи про втрачені документи вносяться в облікові форми на підставі акта комісії.

10. Акти комісії про втрачені справи постійного зберігання передаються до архівного підрозділу для включення у справу фонду.

11. За порушення, що призвели до розголошення інформації «Для службового користування», втрати або незаконного знищення документів з грифом «Для службового користування», а також інших вимог цієї Інструкції, винні особи несуть відповідальність згідно із законодавством.

 

Керівник апарату адміністрації                                                                      Д.В. Мовчан

 


 

Додаток 3
ЗАТВЕРДЖУЮ
Розпорядження голови
Фастівської райдержадміністрації
від 10.08.2011 року
№ 792

 

Склад
експертної комісії з визначення відомостей, що становлять службову інформацію
в Фастівській райдержадміністрації

Мовчан Дмитро Валентинович – керівник апарату адміністрації, голова комісії

Балашкевич Леонід Анатолійович – головний спеціаліст з питань режимно-секретної, оборонної та мобілізаційної роботи апарату адміністрації, заступник голови комісії

Горкуценко Ірина Олександрівна – головний спеціаліст юридичного відділу апарату адміністрації, секретар комісії

Члени комісії:

Атаманчук Ірина Миколаївна – оператор комп’ютерного набору відділу з питань внутрішньої політики, зв’язків з громадськими організаціями та засобами масової інформації апарату адміністрації

Дейнега Ольга Петрівна – головний спеціаліст відділу з питань внутрішньої політики, зв’язків з громадськими організаціями та засобами масової інформації апарату адміністрації

Кузовкіна Лариса Володимирівна – начальник архівного відділу адміністрації

Рудік Анастасія Володимирівна – виконуюча обов’язки начальника загального відділу апарату адміністрації

Столбенко Валентина Олександрівна – начальник відділу фінансово-господарського забезпечення апарату адміністрації

 

Керівник апарату адміністрації                                                                      Д.В. Мовчан