Для людей з вадами зору

Положення про загальний відділ апарату Фастівської районної державної адміністрації

Понеділок, 29 жовтня 2018, 10:36 73

 

ЗАТВЕРДЖЕНО

розпорядження голови Фастівської

районної державної адміністрації 

від ______________________ № ______ 

 

 

 

 

 

 

 П О Л О Ж Е Н Н Я

про загальний відділ апарату

Фастівської районної державної адміністрації

 І. Загальні засади

1.1. Загальний відділ є структурним підрозділом апарату районної державної адміністрації, який утворюється головою районної державної адміністрації; підпорядковується керівнику апарату.

1.2. Загальний відділ (надалі відділ) утворюється для чіткої організації діловодно-технічного обслуговування голови райдержадміністрації, відділів і служб апарату, підготовки проектів розпоряджень голови райдержадміністрації; надання методичної допомоги в організації роботи з діловодства в управліннях, відділах та інших структурних підрозділах райдержадміністрації, в виконкомах сільських та селищних рад.

1.3. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, указами та розпорядженнями Президента України, постановами та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, постановами Верховної Ради України, Законом України «Про місцеві державні адміністрації», розпорядженнями голів  обласної та районної державних адміністрацій, наказами керівника апарату; Типовою інструкцією з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242, Інструкцією з діловодства в райдержадміністрації, затвердженою розпорядженням голови районної державної адміністрації від 09 лютого 2015 року №  61-од, Регламентом районної державної адміністрації, затвердженим розпорядженням голови районної державної адміністрації від 04 листопада 2011 року № 1163, Положеннями про апарат Фастівської районної державної адміністрації, затвердженим розпорядженням райдержадміністрації від 18 лютого 2015 року № 504-од.

1.4. Структура і чисельність відділу затверджується головою райдержадміністрації за поданням керівника апарату.

Відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади головою райдержадміністрації відповідно до Закону України «Про державну службу».

До складу відділу входять: начальник, головний спеціаліст (виконує  обов'язки начальника у разі його відсутності), провідний спеціаліст, діловод.

ІІ. Основні завдання відділу

2.1. Забезпечення ведення діловодства в апараті райдержадміністрації.

2.2. Організація роботи зі зверненнями громадян;

2.3. Здійснення контролю за виконанням структурними підрозділами райдержадміністрації, територіальними органами центральних органів виконавчої влади в частині здійснення ними повноважень районної державної адміністрації, органами місцевого самоврядування  в частині здійснення ними делегованих повноважень  органів виконавчої влади (далі - територіальні органи центральних органів виконавчої влади та органи місцевого самоврядування) актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, актів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, розпоряджень і доручень голів облдержадміністрації та райдержадміністрації  (далі – документи)  та  за станом  роботи  з  реагування  на  запити і  звернення народних депутатів України, депутатів місцевих рад, а також аналіз причин порушення строків виконання  документів і внесення пропозицій щодо їх усунення;

2.4. Надання методичної допомоги в організації роботи з документами в управліннях, відділах, інших структурних підрозділах райдержадміністрації,  виконкомах сільських та селищних рад.

2.5. Організація підготовки проектів розпоряджень (редагування, погодження тощо) та подання їх на підпис голові райдержадміністрації.

2.6. Забезпечення обліку, проходження службових документів, їх зберігання та передачу в установленому порядку до архівного відділу райдержадміністрації.

2.7. Підготовка інформаційно-аналітичних, довідкових та інших матеріалів з питань виконання Закону України «Про звернення громадян»;

2.8. Забезпечує ведення обліку, зберігання, контроль та використання документів з грифом «Для службового користування».

2.9. Контроль за дотриманням встановленого в апараті порядку тиражування документів, використанням копіювально-розмножувальної техніки.

2.10. Складання зведеної номенклатури справ районної державної адміністрації; забезпечення контролю за правильністю формування, оформлення і зберігання справ, що підлягають здачі в архівний сектор райдержадміністрації.

2.11.  Організація роботи з підвищення кваліфікації працівників відділу та апарату, а також управлінь, інших структурних підрозділів райдержадміністрації з питань діловодства.

2.12. Організація роботи архіву; участь у проведенні експертизи наукової і практичної цінності документів при їх відборі на державне зберігання тощо.

2.13.  Робота відділу планується щоквартально згідно з планами роботи райдержадміністрації.

ІІІ. Загальний відділ відповідно до покладених на нього завдань

3.1. Забезпечує культуру документування управлінської діяльності, впровадження у роботу з документами сучасних засобів інформатизації.

3.2. Приймає, реєструє і передає за призначенням вхідну кореспонденцію.

3.3. Приймає вихідну кореспонденцію, реєструє і передає її за призначенням.

3.4. Забезпечує належний порядок обліку, зберігання і використання печатки,  штампів загального відділу та усіх документів.

3.5. Веде реєстраційну електронну картотеку.

3.6. Організовує ознайомлення з документами осіб відповідно до доручень, зазначених  у резолюціях керівництва у терміни, визначені регламентом райдержадміністрації.

3.7. Здійснює оперативний організаційно - технічний контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів в райдержадміністрації.

3.8. Забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними.

3.9. Здійснює реєстрацію письмових звернень, що надійшли до райдержадміністрації, на Урядову гарячу лінію, гарячу лінію Київської обласної державної адміністрації;

3.10. Здійснює контроль  за своєчасним розглядом письмових звернень громадян, звернень, що надійшли на Урядову гарячу лінію, гарячу лінію Київської обласної державної адміністрації та направляються на розгляд  працівникам апарату, управлінням і відділам  райдержадміністрації, органам місцевого самоврядування, підприємствам, установам та організаціям;  .

3.11. Організовує збереження документаційного фонду апарату райдержадміністрації та користування ним.

3.12. Готує проекти  розпоряджень голови райдержадміністрації, інформаційно-аналітичні матеріали про стан роботи із зверненнями громадян;

3.13. Забезпечує захист персональних даних;

3.14. Приймає від відділів апарату, управлінь, інших структурних підрозділів райдержадміністрації, районних установ і організацій проекти розпоряджень для подальшого опрацювання в установленому регламентом порядку.

3.15. Забезпечує облік, належне зберігання розпоряджень голови райдержадміністрації та інших службових документів райдержадміністрації.

3.16. Виконує функції по забезпеченню та обслуговуванню роботи голови районної державної адміністрації;

3.17. Забезпечує контроль за  своєчасним надходженням інформаційних та інших матеріалів від структурних підрозділів райдержадміністрації, територіальних органів  центральних органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування про стан виконання документів та роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад ;

3.18.  Готує і завчасно та систематично надає структурним підрозділам райдержадміністрації письмові нагадування про строки виконання документів визначених дорученнями та розпорядженнями голови Київської обласної державної адміністрації

3.19. Вносить пропозиції щодо  розгляду на засіданнях  колегії районної державної адміністрації питань про стан виконання документів в структурних підрозділах райдержадміністрації, територіальних органах центральних органів виконавчої влади, органах місцевого самоврядування та про підсумки розгляду звернень громадян у райдержадміністрації;

3.20. Здійснює друкування і розмноження розпоряджень голови райдержадміністрації та інших службових документів, своєчасне доведення їх до відділів, управлінь, виконкомів сільських та селищних рад, установ та організацій, службових осіб та громадян; у необхідних випадках видає копії, виписки й довідки.

ІV. Відділ має право

4.1. Вивчати роботу діловодних служб управлінь, відділів, інших структурних підрозділів райдержадміністрації, виконкомів сільських та селищних рад установ та організацій, надавати їм методичну допомогу в удосконаленні форм і методів роботи з документами.

4.2. За дорученням керівництва райдержадміністрації та відповідно до планів адміністрації і відділу перевіряти стан організації діловодства  у відділах та інших структурних підрозділах райдержадміністрації, виконкомах сільських та селищних рад, установах та організаціях.

4.3. Здійснювати контроль за дотриманням законодавства про звернення громадян у структурних підрозділах райдержадміністрації, підпорядкованих райдержадміністрації підприємствах, установах та організаціях;

4.4. За згодою заступника голови райдержадміністрації відповідно до розподілу функціональних повноважень повертати відділам і управлінням районної державної адміністрації, територіальним органам міністерств та інших центральних органів виконавчої влади проекти розпоряджень голови райдержадміністрації та інші документи, подані з порушенням вимог Інструкції з діловодства та Регламенту районної державної адміністрації.

4.5.  Брати участь у нарадах, що проводяться райдержадміністрацією та її структурними підрозділами.

4.6. Залучати працівників відділів апарату, управлінь, інших структурних підрозділів райдержадміністрації, виконкомів сільських та селищних рад за погодженням з їх керівниками, до складу комісій для вивчення питань, що належать до його компетенції.

4.7. Вносити пропозиції щодо зняття з контролю чи продовження строків виконання документів ( розгляду звернень громадян) та реагування на запити і звернення народних  депутатів України та депутатів місцевих рад;

4.8. Брати   участь   у   засіданнях   колегій,  нарадах, семінарах,  що

проводяться в райдержадміністрації та в органах місцевого самоврядування.

V. Начальник відділу:

6.1. Здійснює керівництво діяльністю відділу і персонально відповідає

за належну організацію його роботи, своєчасне та якісне виконання покладених на відділ завдань; контролює стан трудової та виконавської дисципліни у відділі.

6.2. Визначає завдання та обов’язки працівників відділу, аналізує результати роботи і вживає заходів щодо підвищення ефективності праці та ділової кваліфікації.

6.3. Подає на затвердження голові райдержадміністрації положення про структурний підрозділ

6.4. Відповідає за організацію роботи з документами в апараті, за своєчасним розглядом та проходженням документів в райдержадміністрації, доручень голови райдержадміністрації, порядок їх розмноження.

6.5. Згідно з регламентом райдержадміністрації здійснює контроль і підготовку проектів розпоряджень голови райдержадміністрації та матеріалів нарад та інших заходів.

6.6. Проводить попередній розгляд вхідних документів для подання на розгляд голові райдержадміністрації через секретаря.

6.7. Знає основи архівної справи; основні принципи роботи на комп’ютері та відповідні програмні засоби.

6.8. Взаємодіє в межах своєї компетенції з керівниками управлінь, відділів, іншими структурними підрозділами райдержадміністрації, районними установами і організаціями з питань роботи з документами, контролю і перевірки виконання документів.

6.9. Організовує за дорученням керівника апарату підготовку разом з іншими структурними підрозділами райдержадміністрації розпоряджень, довідок, інших документів з питань, що входять до компетенції відділу.

6.10. Вживає заходів і здійснює контроль щодо скорочення документообігу в апараті райдержадміністрації.

6.11.  Відповідає за зберігання печатки  і правильність її використання.

6.12.  Забезпечує виготовлення бланків райдержадміністрації та облік, видачу і контроль за ними.

6.13. Забезпечує в межах своєї компетенції збереження у відділі державної таємниці, іншої інформації з обмеженим доступом відповідно до законодавства;

6.14. Забезпечує дотримання працівниками структурного підрозділу правил внутрішнього трудового розпорядку та виконавської дисципліни;

6.15.  Вносить на розгляд керівництва райдержадміністрації пропозиції щодо структури та штатної чисельності відділу, подання про призначення, переміщення та звільнення працівників, їх заохочення і притягнення до відповідальності.

6.16. Виконує інші обов’язки, покладені на нього головою райдержадміністрації.

Керівник апарату адміністрації                                       В.В. Костецька

 

 

 

Останнє редагування Понеділок, 29 жовтня 2018 10:42